FORRETNINGSORDEN, juni 2020
Holstebro Sportsrideklubs grundlæggende opgave er at varetage sine medlemmers, opstalderes og rideskolerytteres interesser samt at have gode relationer til DRF’s distrikt 11. Det er bestyrelsens opgave til enhver tid at varetage Holstebro Sportsrideklubs medlemmers ridesportslige interesser.
Bestyrelsen er over for Holstebro Sportsrideklubs medlemmer ansvarlig for at beslutninger og strategier træffes og gennemføres med størst mulig åbenhed og gennemsigtighed. For at sikre medlemmernes direkte indflydelse, afholdes der klubmøder på opfordring fra medlemmerne eller når bestyrelsen finder det relevant. Samtidig vil referater fra bestyrelsesmøderne blive publiceret på hjemmesiden.
1. Konstituering
På første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen konstituerer bestyrelsen sig med minimum 4 bestyrelsesmedlemmer, der alle skal være fyldt 18 år. Bestyrelsen konstituerer sig selv, samt nedsætter et forretningsudvalg, der udgøres af formanden, næstformanden og kasseren.
2. Bestyrelsens opgaver og ansvar
3. Bestyrelsesmøder
Afholdes minimum 6 gange pr. år. Sekretæren indkalder efter aftale med formanden via e-mail til bestyrelsesmøderne med 7 dages varsel. Skriftligt materiale til brug for behandling af enkeltsager medsendes, hvis det er muligt. Hvis særlige forhold kræver hurtig behandling, kan formanden indkalde til et bestyrelsesmøde med kortere varsel. Bestyrelsen kan afholde møde, når formanden finder der, er behov, eller når 3 medlemmer af bestyrelsen over for formanden fremsætter ønske herom. Ethvert bestyrelsesmedlem kan fremsætte forslag til dagsorden. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når 2/3 af bestyrelsen er til stede, heraf formand eller næstformand. Medlemmer, pensionærer, rideskoleryttere og andre som ønsker emner behandlet på Holstebro Sportsrideklubs bestyrelsesmøde skal senest 10 dage før bestyrelsesmødet fremsende emnerne og evt. skriftligt materiale til sekretæren. Har et medlem af bestyrelsen forfald, skal formanden have meddelelse herom. Suppleanter indkaldes kun i de tilfælde, hvor et bestyrelsesmedlems forfald forventes at blive langvarigt.
4. Mødested
Møderne afholdes på Holstebro Sportsrideklub. Under særlige omstændigheder kan mødet afholdes privat hos et bestyrelsesmedlem. Bestyrelsesmøderne ledes af formanden eller ved dennes forfald af næstformanden. Bestyrelsen træffer sine beslutninger ved simpel stemmeflerhed. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende - i dennes forfald næstformandens. I ekstraordinære tilfælde kan formanden lade bestyrelsen træffe beslutninger skriftligt, telefonisk eller ved e-mail. Sådanne beslutninger bekræftes på førstkommende ordinære bestyrelsesmøde.
5. Referater
Sekretæren fører en protokol over forhandlingerne på bestyrelsesmøderne. Et beslutnings- og webreferat sendes via mail til bestyrelsesmedlemmerne til godkendelse. Er referatet godkendt, kan det lægges på hjemmesiden med henblik på meddelelse til Holstebro Sportsrideklubs medlemmer. Sekretæren kommunikerer på vegne af bestyrelsen efter referatets godkendelse bestyrelsens beslutninger til de personer, der har ønsket emner behandlet. Evt. indsigelser til et referat drøftes på førstkommende bestyrelsesmøde. Er et bestyrelsesmedlem ikke enig i flertallets afgørelse i en sag, kan medlemmet kræve at få sit særstandpunkt ført til referat. En flertalsbeslutning truffet i bestyrelsen skal i ord og handling efterfølgende loyalt efterleves af alle bestyrelsesmedlemmer.
6. Den daglige ledelse
Bestyrelsen forestår sammen med forretningsudvalget den daglige ledelse af Holstebro Sportsrideklub, herunder at der for mindst et år ad gangen udarbejdes budgetter for drift, der inden den pågældende periodes begyndelse skal være forelagt bestyrelsen til godkendelse. Bestyrelsen foretager løbende kontrol med overholdelse af budgettet. Bestyrelsen fører tilsyn med Holstebro Sportsrideklubs udvalg og personale samt sikrer, at arbejdet udføres forsvarligt og i overensstemmelse med Holstebro Sportsrideklubs vedtægter, funktionsbeskrivelser og/eller bestyrelsens anvisninger.
7. Habilitet
Ethvert bestyrelsesmedlem skal ved nyvalg meddele, hvilke øvrige bestyrelser, den pågældende er medlem af, samt evt. forhold der kan medføre inhabilitet i forbindelse med det enkelte bestyrelsesmedlems virke i bestyrelsen. Hvis der i et bestyrelsesmedlems funktionsperiode måtte opstå situationer, som vil kunne påvirke bestyrelsesmedlemmets habilitet, skal bestyrelsen straks underrettes herom af vedkommende bestyrelsesmedlem.
8. Regnskaber
Regnskaber fremlægges på det månedlige bestyrelsesmøde. Kassereren udarbejder budget og årsregnskab til forelæggelse for den øvrige bestyrelse i god tid inden den ordinære generalforsamling i samarbejde med forretningsudvalget.
Holstebro Sportsrideklubs regnskab, der er offentligt, underskrives af den daglige ledelse og revideres af de på generalforsamlingen valgte revisorer og den udpegede registreret revisor. Formanden og kasseren er berettiget til uden særskilt tilladelse at udlevere kopier af regnskabsmateriale, herunder revisionsprotokoller og enkeltbilag til offentlige myndigheder, Holstebro Kommune og klubbens bankforbindelser (pt. Borbjerg Sparekasse).
9. Forretningsudvalget
Ved hvert bestyrelsesmøde påhviler det forretningsudvalget at give en orientering:
10. Ændring af forretningsorden
Ændringer i ovenstående forretningsorden kan foretages af bestyrelsen med almindelig stemmeflerhed blandt samtlige bestyrelsesmedlemmer.
BESTYRELSEN
Holstebro Sportsrideklub